La Bibliothèque

Chaque pièce à sa place

Une pièce jointe arrive avec son e-mail : Escouade la classe, la rattache à l’affaire et au contact qu’elle concerne, et la range dans le bon dossier. Ce qu’il ne sait pas trancher devient une proposition, dans l’ingestion. Vous pouvez aussi déposer vos documents vous-même.

Lue, scans compris

Escouade lit les PDF, scannés ou non, les documents Word, Excel, PowerPoint et OpenDocument, les CSV et les pièces jointes des e-mails. La lecture tourne sur notre serveur, à la file : ce que vous déposez passe avant les traitements de fond, et un gros import prend quelques jours au lieu d’être refusé.

La qualité d’un scan ne bloque rien : un plan, un tableau scanné ou une page presque blanche est lu, classé et rangé. Une alerte « Qualité du scan à vérifier » nomme alors les pages et le motif (page presque vide, texte peu lisible, montant à vérifier, tableau chiffré scanné), dans la fiche du document et dans les réponses de l’assistant.

Dans les tailles payantes, la lecture des pièces et la recherche par le sens ne sont pas limitées ; seul le stockage dépend de la taille (5, 20 ou 50 Go). En Gratuit, l’essai lit une cinquantaine de pages, puis des crédits prennent le relais, pour 500 Mo de stockage.

Retrouver par le contenu

La recherche trouve par les mots exacts comme par le sens. « Quel délai de livraison avions-nous convenu ? » : la réponse cite la pièce et le passage, et le document s’ouvre en un clic.

Les droits

Chacun ne voit que les documents de son périmètre : ceux que son rôle lit, ceux des boîtes qu’il lit, ceux qu’on lui a partagés. Les réponses du chat et des assistants respectent les mêmes droits. Voir Accès et rôles.

Les sources

Dans la Bibliothèque, Options › Sources dit d’où viennent les documents, et quand chaque source a été lue pour la dernière fois.

• Google Drive pour l’espace : un Drive branché pour toute l’entreprise synchronise les dossiers que vous choisissez. Un fichier rejoint l’affaire dont le code figure dans le nom d’un de ses dossiers, dans un sous-dossier qui porte le nom du vôtre ; un dossier sans code d’affaire connu garde son chemin. Chaque document dit d’où il vient (« Google Drive · Dossier/Fichier.xlsx »).
• Le contexte maître : depuis sa page, « Connecter Google Drive », puis les dossiers à synchroniser. Les exports que vos logiciels de gestion y déposent chaque jour arrivent seuls, une dizaine de minutes après leur mise à jour. Un export redéposé sous le même nom reste le même document, avec une nouvelle version : rien ne s’empile, l’historique est gardé. Vous choisissez quels rôles les lisent.
• Google Drive pour moi : un Drive personnel se lit dans votre propre chat ; il ne synchronise jamais vers l’espace.
• Escouade Tools : ce que vous enregistrez dans un outil de Tools arrive dans le dossier « Tools », sous vos droits ; chaque outil rouvre ses fichiers depuis la Bibliothèque.

Une source se partage à des rôles choisis, plutôt qu’à tout l’espace ou à personne.

Où sont les documents

En ligne, chaque espace range ses documents dans son propre stockage, en France, sous la limite de sa taille. Avec Escouade hub, ils restent sur votre serveur.