Accordo sul trattamento dei dati

Questa pagina è una traduzione; la versione francese fa fede.

Versione del 23 ottobre 2026.

Il presente accordo applica l’articolo 28 del regolamento (UE) 2016/679, il regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), tra il Cliente, titolare del trattamento, e l’Editore, Ghislain Levrat, imprenditore individuale, SIREN 999 243 322, responsabile del trattamento. Fa parte delle condizioni generali e si accetta con esse; una copia firmata viene consegnata al Cliente che la richiede. Per i dati personali, prevale su di esse.

1. Oggetto e durata

L’Editore tratta dati personali per conto del Cliente al fine di fornirgli Escouade online: l’applicazione Escouade e le sue applicazioni Meet, Mail, Social e Tools, con Prescriptio quando è incluso nel piano. Il trattamento dura quanto il contratto, poi fino alla restituzione e alla cancellazione previste dall’articolo 12.

2. Natura e finalità

L’hosting, l’archiviazione, l’indicizzazione, la ricerca e l’analisi tramite IA dei record, delle email, dei documenti e delle riunioni del Cliente; l’invio e la ricezione delle sue email; la registrazione, la trascrizione e il verbale delle sue riunioni; la preparazione e la pianificazione dei suoi post; l’inoltro degli eventi tra le sue applicazioni. Il tutto per i soli usi che il Cliente configura.

3. Dati e interessati

I dati: identità e recapiti, funzioni e dati professionali, contenuto delle email e dei relativi allegati, documenti, registrazioni audio, trascrizioni e verbali delle riunioni, voce in modalità vocale, note, attività e record del CRM, dati di connessione degli utenti. Le persone interessate: gli utenti del Cliente, i suoi clienti, prospect, fornitori e partner, i loro contatti, e i partecipanti alle sue riunioni.

Il servizio non è progettato per i dati sensibili dell’articolo 9 del GDPR, e il suo hosting non è certificato per i dati sanitari. Il Cliente vi inserisce tali dati solo dopo averne verificato la base giuridica.

4. Istruzioni del Cliente

L’Editore tratta i dati solo su istruzione documentata del Cliente: le condizioni generali, questo accordo e le impostazioni del suo spazio, come i connettori collegati, i fornitori di IA scelti, le regole di ingestione e i diritti degli utenti. Non li utilizza per nessun altro fine, non li vende e non addestra alcun modello di IA con essi. Se un’istruzione gli sembra contraria al GDPR, ne informa il Cliente senza indugio.

5. Riservatezza

Solo le persone autorizzate dall’Editore accedono ai dati, nella misura necessaria al servizio, e sono tenute alla riservatezza. L’Editore apre una sessione nello spazio del Cliente solo su sua richiesta scritta, limitata nel tempo e tracciata, o per adempiere a un obbligo di legge.

6. Sicurezza

L’Editore mette in atto le misure dell’articolo 32 del GDPR descritte in allegato, e le mantiene aggiornate.

7. Sub-responsabili del trattamento

Il Cliente autorizza l’Editore a ricorrere ai sub-responsabili della pagina Sub-responsabili del trattamento, ciascuno per la funzione ivi indicata. L’Editore impone loro, per contratto, obblighi di protezione dei dati equivalenti a quelli del presente accordo, e resta responsabile nei confronti del Cliente della loro esecuzione.

Annuncia ogni aggiunta o sostituzione almeno un mese prima, via email agli amministratori e su tale pagina. Il Cliente può opporvisi per un motivo legato alla protezione dei dati; in mancanza di accordo, recede senza penali prima della data annunciata, e le somme pagate per un periodo non fruito gli vengono rimborsate. Un fornitore che il Cliente sceglie lui stesso, come un modello di IA di un’altra origine, viene messo in servizio con tale scelta.

8. Trasferimenti al di fuori dell’Unione europea

Gli spazi sono ospitati in Francia. Un trasferimento al di fuori dell’Unione europea avviene solo verso i sub-responsabili della lista che lo indicano, disciplinato da una decisione di adeguatezza o dalle clausole contrattuali tipo della Commissione europea, oppure, per un fornitore che il Cliente sceglie da sé, su sua istruzione e con piena cognizione di causa.

9. Diritti degli interessati

Gli strumenti dello spazio consentono al Cliente di ritrovare, esportare, correggere e cancellare i dati di una persona. L’Editore gli trasmette senza indugio qualsiasi richiesta che riceve direttamente, senza rispondervi lui stesso, e lo aiuta a rispondere entro i termini del GDPR.

10. Violazione dei dati

L’Editore notifica al Cliente qualsiasi violazione dei dati personali nel più breve tempo possibile, e al più tardi quarantotto ore dopo esserne venuto a conoscenza, con ciò che sa della sua natura, dei dati e delle persone coinvolte, delle sue probabili conseguenze e delle misure adottate o proposte. Integra le informazioni man mano, affinché il Cliente possa effettuare la notifica alla CNIL entro settantadue ore.

11. Assistenza al Cliente

L’Editore fornisce al Cliente le informazioni di cui ha bisogno per la sicurezza del trattamento, le sue valutazioni d’impatto e un’eventuale consultazione preventiva della CNIL (articoli da 32 a 36 del GDPR).

12. Fine del trattamento

Alla fine del contratto, il Cliente recupera i suoi dati tramite l’esportazione del suo spazio (condizioni generali, articolo 13). L’Editore li cancella poi al più tardi novanta giorni dopo la chiusura dell’account, backup compresi, salvo obbligo legale di conservazione, e conferma la cancellazione al Cliente che lo richiede.

13. Audit

L’Editore tiene a disposizione del Cliente le informazioni necessarie per dimostrare il rispetto di questo accordo. Accetta un audit all’anno, a spese del Cliente, condotto da quest’ultimo o da un revisore tenuto al segreto che non sia un concorrente dell’Editore, con un preavviso di trenta giorni e senza accesso ai dati degli altri clienti.

14. L’account Escouade e il Full

Per l’account Escouade stesso, ossia le organizzazioni, i membri, l’accesso, i consumi e la fatturazione, l’Editore è titolare del trattamento: si applica l’informativa sulla privacy. Per gli eventi che il relay trasmette tra le applicazioni del Cliente, che possono riguardare persone come prospect o contatti, è responsabile del trattamento e si applica questo accordo.

Nel Full, installato sul server del Cliente, l’Editore non riceve, per costruzione, alcun dato personale. Il presente accordo vi si applica solo per un intervento che il Cliente richiede per iscritto, limitato nel tempo e tracciato, durante il quale l’Editore accede ai suoi dati.

Allegato: le misure di sicurezza

Hosting: un server dedicato in Francia, presso Scaleway, il cui firewall accetta il traffico web solo da Cloudflare, e lo storage a oggetti di Scaleway a Parigi per i documenti degli spazi a pagamento. Comunicazioni: cifrate in TLS.

Database: ogni spazio è isolato da una policy di sicurezza a livello di riga, che il database impone all’applicazione; i token di connessione alle caselle di posta e le chiavi API sono cifrati.

Accesso: per ruolo, configurato dal Cliente; doppio fattore proposto sull’account; sessioni di quattordici giorni; un registro delle operazioni. Amministrazione: riservata all’Editore.

Backup: ogni giorno, verificato, conservato quattordici giorni. IA: fornitori indicati per nome, ospitati in Europa per impostazione predefinita; l’OCR e la vettorizzazione funzionano sul server dell’Editore.