Acuerdo de encargo del tratamiento de datos

Esta página es una traducción; la versión francesa prevalece.

Versión del 23 de octubre de 2026.

Este acuerdo aplica el artículo 28 del Reglamento (UE) 2016/679, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), entre el Cliente, responsable del tratamiento, y el Editor, Ghislain Levrat, empresario individual, SIREN 999 243 322, encargado del tratamiento. Forma parte de las condiciones generales y se acepta con ellas; se entrega un ejemplar firmado al Cliente que lo solicite. En materia de datos personales, prevalece sobre ellas.

1. Objeto y duración

El Editor trata datos personales por cuenta del Cliente para prestarle Escouade en línea: la aplicación Escouade y sus aplicaciones Meet, Mail, Social y Tools, con Prescriptio cuando está incluido en el plan. El tratamiento dura lo mismo que el contrato y, después, hasta la devolución y la supresión previstas en el artículo 12.

2. Naturaleza y finalidades

El alojamiento, el almacenamiento, la indexación, la búsqueda y el análisis por IA de los registros, los correos electrónicos, los documentos y las reuniones del Cliente; el envío y la recepción de sus correos; la grabación, la transcripción y el acta de sus reuniones; la preparación y la programación de sus publicaciones; la transmisión de eventos entre sus aplicaciones. Todo ello únicamente para los usos que el Cliente configure.

3. Datos e interesados

Los datos: identidad y datos de contacto, cargos y datos profesionales, contenido de los correos electrónicos y de sus archivos adjuntos, documentos, grabaciones de audio, transcripciones y actas de reunión, voz en modo de voz, notas, tareas y registros del CRM, datos de conexión de los usuarios. Los interesados: los usuarios del Cliente, sus clientes, clientes potenciales, proveedores y socios, sus contactos y los participantes en sus reuniones.

El servicio no está diseñado para los datos sensibles del artículo 9 del RGPD, y su alojamiento no está certificado para datos de salud. El Cliente solo introduce en él datos de ese tipo después de haber verificado su base jurídica.

4. Instrucciones del Cliente

El Editor solo trata los datos siguiendo instrucciones documentadas del Cliente: las condiciones generales, este acuerdo y la configuración de su espacio, como los conectores activados, los proveedores de IA elegidos, las reglas de ingesta y los derechos de los usuarios. No los utiliza para ningún otro fin, no los vende y no entrena ningún modelo de IA con ellos. Si una instrucción le parece contraria al RGPD, informa de ello al Cliente sin demora.

5. Confidencialidad

Solo las personas que el Editor autoriza acceden a los datos, en la medida necesaria para el servicio, y están sujetas a confidencialidad. El Editor solo abre una sesión en el espacio del Cliente a petición escrita de este, limitada en el tiempo y registrada, o para cumplir una obligación legal.

6. Seguridad

El Editor aplica las medidas del artículo 32 del RGPD descritas en el anexo, y las mantiene actualizadas.

7. Subencargados del tratamiento

El Cliente autoriza al Editor a recurrir a los subencargados del tratamiento de la página Subencargados, cada uno para la función que allí se indica. El Editor les impone, por contrato, obligaciones de protección de datos equivalentes a las de este acuerdo, y sigue siendo responsable ante el Cliente de su cumplimiento.

Anuncia toda incorporación o sustitución con al menos un mes de antelación, por correo electrónico a los administradores y en esa página. El Cliente puede oponerse por un motivo relacionado con la protección de datos; a falta de acuerdo, resuelve el contrato sin penalización antes de la fecha anunciada, y se le reembolsan las cantidades pagadas por un periodo no prestado. Un proveedor que el propio Cliente elige, como un modelo de IA de otro origen, se pone en servicio por esa elección.

8. Transferencias fuera de la Unión Europea

Los espacios se alojan en Francia. Una transferencia fuera de la Unión Europea solo se produce hacia los subencargados de la lista que lo indican, amparada por una decisión de adecuación o por las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea, o, para un proveedor que el Cliente elige por sí mismo, siguiendo sus instrucciones y con conocimiento de causa.

9. Derechos de los interesados

Las herramientas del espacio permiten al Cliente encontrar, exportar, corregir y suprimir los datos de una persona. El Editor le transmite sin demora toda solicitud que reciba directamente, sin responderla él mismo, y le ayuda a responderla dentro de los plazos del RGPD.

10. Violación de datos

El Editor notifica al Cliente cualquier violación de la seguridad de los datos personales en el menor plazo posible y, a más tardar, cuarenta y ocho horas después de haber tenido conocimiento de ella, con lo que sabe de su naturaleza, de los datos y de las personas afectadas, de sus consecuencias probables y de las medidas adoptadas o propuestas. Completa la información a medida que la obtiene, para que el Cliente pueda notificarla a la CNIL en un plazo de setenta y dos horas.

11. Asistencia al Cliente

El Editor facilita al Cliente la información que necesita para la seguridad del tratamiento, sus evaluaciones de impacto y una eventual consulta previa a la CNIL (artículos 32 a 36 del RGPD).

12. Fin del tratamiento

Al final del contrato, el Cliente recupera sus datos mediante la exportación de su espacio (condiciones generales, artículo 13). El Editor los suprime después, como máximo noventa días tras el cierre de la cuenta, copias de seguridad incluidas, salvo obligación legal de conservación, y confirma la supresión al Cliente que lo solicite.

13. Auditoría

El Editor pone a disposición del Cliente la información necesaria para demostrar el cumplimiento de este acuerdo. Acepta una auditoría al año, a cargo del Cliente, realizada por este o por un auditor sujeto a confidencialidad que no sea competidor del Editor, con un preaviso de treinta días y sin acceso a los datos de los demás clientes.

14. La cuenta Escouade y el Full

Para la propia cuenta Escouade, es decir, las organizaciones, los miembros, el inicio de sesión, el consumo y la facturación, el Editor es responsable del tratamiento: se aplica la política de privacidad. Para los eventos que el servicio de retransmisión transmite entre las aplicaciones del Cliente, que pueden referirse a personas como clientes potenciales o contactos, es encargado del tratamiento y se aplica este acuerdo.

En el Full, instalado en el servidor del Cliente, el Editor no recibe, por diseño, ningún dato personal. Este acuerdo solo se aplica en ese caso a una intervención que el Cliente solicite por escrito, limitada en el tiempo y registrada, durante la cual el Editor accede a sus datos.

Anexo: las medidas de seguridad

Alojamiento: un servidor dedicado en Francia, en Scaleway, cuyo cortafuegos solo acepta el tráfico web de Cloudflare, y el almacenamiento de objetos de Scaleway en París para los documentos de los espacios de pago. Intercambios: cifrados con TLS.

Base de datos: cada espacio está aislado por una política de seguridad a nivel de fila, que la base de datos impone a la aplicación; los tokens de conexión a los buzones de correo y las claves de API están cifrados.

Acceso: por rol, configurado por el Cliente; doble factor ofrecido en la cuenta; sesiones de catorce días; un historial de operaciones. Administración: reservada al Editor.

Copia de seguridad: cada día, verificada, conservada catorce días. IA: proveedores identificados por su nombre, alojados en Europa por defecto; el OCR y la vectorización se ejecutan en el servidor del Editor.